ترازنامه چیست؟

در ابتدا اشاره می‌کنیم که ترازنامه چیست : یک صورت مالی است که تصویری فوری از وضعیت مالی یک شرکت در یک مقطع زمانی خاص، معمولاً در پایان یک دوره گزارشگری مانند یک ماهه، سه ماهه یا سال ارائه می‌کند. ترازنامه دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام شرکت را خلاصه می‌کند و اطلاعاتی در مورد سلامت مالی و نقدینگی آن ارائه می‌دهد.

همچنین با معادله اساسی حسابداری نشان داده می‌شود:

دارایی‌ها = بدهی‌ها + حقوق صاحبان سهام

ترازنامه به دو بخش اصلی تقسیم می‌شود: بخش دارایی‌ها و بخش بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام. بخش دارایی‌ها شامل کلیه دارایی‌های شرکت مانند وجوه نقد، حسابهای دریافتنی، موجودی کالا و دارایی، ماشین آلات و تجهیزات می‌باشد. بخش بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام شامل کلیه بدهی‌های شرکت مانند حسابهای پرداختنی، وام ها و مالیات های بدهی و همچنین حقوق صاحبان سهام است که نشان دهنده سود باقیمانده در دارایی ها پس از کسر بدهی ها است.

ترازنامه یک صورت مالی مهم برای سرمایه‌گذاران، اعتباردهندگان و سایر ذینفعان است زیرا تصویری از سلامت مالی و نقدینگی یک شرکت ارائه می‌دهد. می‌توان از آن برای تعیین توانایی شرکت در پرداخت بدهی‌هایش، سطح بدهی و عملکرد مالی کلی آن استفاده کرد.

اقلام ترازنامه چیست؟

۱. دارایی‌ها در ترازنامه

در بخش دارایی‌ها، حساب‌ها از بالا به پایین به ترتیب نقدینگی‌، یعنی بر اساس میزان سهولت تبدیل دارایی به پول نقد فهرست می‌شوند. دارایی‌ها به دو قسمت دارایی‌های جاری، یعنی دارایی‌هایی که در طول یک سال یا کمتر به پول نقد تبدیل می‌شوند، و دارایی‌های غیرجاری یا بلندمدت، یعنی دارایی‌هایی‌ که مدت زمان تبدیل آنها به پول نقد بیش از یک سال است، تقسیم می‌شوند.

دارایی‌های جاری

• پول نقد یا معادل نقد: نقدترین حالت دارایی است که می‌تواند در شکل اوراق خزانه، گواهی سپرده‌ی کوتاه مدت، و ارز احتیاطی باشد؛
• اوراق بهادار قابل‌فروش: اوراق بهادار سهام و بدهی که برای آن بازار دست به نقد وجود دارد؛
• حساب‌های قابل‌نقد: پولی است که مشتریان به شرکت بدهکارند که شاید شامل مستمری برای حساب‌های مشکوک باشد؛ چرا که می‌توان همیشه انتظار داشت تعدادی از مشتریان دیون خود را پرداخت نکنند؛
• موجودی کالا: کالاهای موجود برای فروش که دارای هزینه‌ی کمتر یا قیمت پایینی در بازار هستند؛
• مخارج پیش‌پرداخت‌شده: مبالغی که پیش از این برای آنها هزینه شده است مثلا بیمه، قراردادهای تبلیغ یا اجاره.

دارایی‌های غیر جاری

• سرمایه‌گذاری‌های بلند مدت: اوراق بهاداری که تا سال بعد نقدشدنی نخواهند بود؛
• دارایی‌های ثابت: دارایی‌هایی ازجمله زمین، ماشین‌آلات، تجهیزات، ساختمان و سایر دارایی‌های با دوام؛
• دارایی‌های نامشهود: دارایی‌های غیرفیزیکی اما ارزشمند از قبیل مالکیت معنوی و سرقفلی. در مجموع دارایی‌های نامشهود تنها زمانی در ترازنامه آورده می‌شوند که توسط سازمان کسب شده باشند تا اینکه درون سازمان توسعه داده شده باشند؛ ارزش این دارایی‌ها ممکن است به شدت دست‌کم گرفته شود.

۲. بدهی‌ها در ترازنامه

بدهی‌ دیونی است که شرکت باید به طرف‌های خارج از سازمان بپردازد و می‌توانند طلب تأمین‌کنندگان، سود اوراق قرضه‌ی صادره به طلبکاران، اجاره‌بها، تسهیلات و حقوق و دستمزد باشد. بدهی‌ جاری بدهی‌هایی هستند که موعد سررسید آنها در طی یک سال است و بر اساس تاریخ سررسید فهرست می‌شوند.

بدهی‌های جاری

• بخش فعلی بدهی‌های بلند مدت؛
• بدهی بانکی؛
• سود قابل‌پرداخت؛
• اجاره، مالیات، تسهیلات؛
• دستمزدهای قابل‌پرداخت؛
• پیش‌پرداخت به مشتریان؛
• سود سهام قابل‌پرداخت.

بدهی‌های غیر جاری

• دیون بلندمدت: سود و اصل اوراق قرضه‌ی صادره؛
• بدهی‌های مالیاتی تعلیق‌شده: مالیات‌های افزوده شده که تا سال آینده پرداخت نخواهند شد.

بعضی از بدهی‌ها در ترازنامه آورده نمی‌شوند. اجاره‌ی عملیاتی نمونه‌ای از این دست بدهی‌هاست.

۳. حقوق صاحبان سهام در ترازنامه

در واقع حقوق صاحبان سهام بخشی از ترازنامه است که نشان‌دهنده سود باقیمانده در دارایی‌های یک شرکت پس از کسر بدهی‌های آن است. حقوق صاحبان سهام را می‌توان به عنوان دارایی خالص یا حقوق صاحبان سهام نیز نامید. و نشان‌دهنده بخشی از ارزش یک شرکت است که به صاحبان آن نسبت داده می‌شود.

بخش حقوق صاحبان سهام ترازنامه شامل چندین حساب است، مانند:

• سهام عادی: این نشان‌دهنده ارزش اسمی سهام، سهام عادی منتشر شده توسط شرکت است.
• سرمایه پرداخت شده اضافی: این مقدار سرمایه‌ای است که توسط سهامداران بیش از ارزش اسمی سهام عادی است.
• سود انباشته: این نشان‌دهنده سود انباشته شرکت است که به عنوان سود سهام بین سهامداران توزیع نشده است.
• سهام خزانه: این نشان‌دهنده سهام خود شرکت است که بازخرید کرده و در خزانه خود نگهداری می‌کند.
• سایر درآمدهای جامع انباشته: سود یا زیان انباشته‌ای را نشان می‌دهد که در محاسبه سود خالص لحاظ نمی‌شود، مانند سودها یا زیان‌های تحقق نیافته سرمایه‌گذاری‌ها یا تعدیلات تبدیل ارز خارجی.

بخش حقوق صاحبان سهام ترازنامه اطلاعات مهمی در مورد سلامت مالی یک شرکت و توانایی آن در ایجاد بازده برای سهامدارانش ارائه می‌دهد. سرمایه‌گذاران و تحلیلگران اغلب از بخش حقوق صاحبان سهام برای محاسبه نسبت‌های مالی مختلف مانند بازده حقوق صاحبان سهام و نسبت پرداخت سود سهام برای ارزیابی سودآوری و قدرت مالی شرکت استفاده می‌کنند.

انواع ماهیت حساب‌ها در حسابداری

ماهیت حسابها در حسابداری اصولا به دو دسته ماهیت بستانکار و بدهکار تقسیم می‌شود:

• ماهیت بدهکار

به حسابهای مانند دارایی‌های جاری، دارایی‌های ثابت، هزینه‌ها و بهای تمام شده کالا حسابهایی با ماهیت بدهکار گفته می‌شود. در واقع آنچه شرکت به عنوان دارایی کسب کرده و یا در گذشته خریداری نموده‌اند همگی ماهیت بدهکار دارند. حسابهایی که باعث کاهش دارایی‌های شرکت می‌شود ماهیت بدهکار دارند.

• ماهیت بستانکار

اما حساب‌هایی مانند بدهی‌های جاری، بدهی‌های بلند مدت، سرمایه و درآمد حساب‌هایی با ماهیت بستانکار می‌دانیم. به صورت کلی هر حسابی که باعث افزایش دارایی‌های شرکت شود مانند حساب‌های درآمد ماهیت بستانکار دارند.

انواع حساب و ماهیت آنها

ماهیت حسابها در حسابداری به چند دسته تقسیم می‌شود. در ادامه شما را بیشتر با انواع حسابها و ماهیت آنها آشنا می‌کنیم.

• ماهیت حساب فروش

در شرکتهای بازرگانی هر کالایی که فروش می‌رود، درآمدی کسب می‌شود. این درآمد حاصل از فروش کالا در حساب فروش یا فروش کالا درج میشود. اما حساب فروش چه نوع حسابی به شمار می‌آید؟ به معادل قیمت فروش کالاهایی که در طول دوره مالی به صورت نقد و نسیه به فروش رسیده‌اند. حساب فروش گفته میشود. حساب فروش ماهیت بستانکار دارد. و با ثبت یک سند بستانکار افزایش یافته و با ثبت بدهکار کاهش می‌یابد.

• ماهیت پیش پرداخت

اگر قبل از اینکه هزینه‌ای اتفاق بی‌افتد وجه کل هزینه به صورت یک جا پرداخت شود، این وجه در حسابی به نام حساب پیش پرداخت ثبت می‌شود. برای مثال می‌توان به اجاره ۶ ماه آینده اشاره داشت. این هزینه در حساب پیش پرداخت ثبت می‌شود و در زمانی که ۶ ماه به اتمام رسید، وجه از این حساب خارج می‌شود و به عنوان هزینه ثبت می‌شود. پس می‌توان گفت که حساب پیش پرداخت ماهیت بدهکار دارد. این نوع حساب به عنوان دارایی‌های جاری شناخته شده و یک حساب دائمی است. این ماهیت جزو ماهیت حساب‌ها به شمار می‌رود.

• ماهیت درآمد

درآمدی که از راه فروش کالا و یا ارائه خدمات به دست می‌آید باعث افزایش سرمایه شرکت می‌شود. حساب درآمد ماهیت بستانکار دارد و به ثبت بستانکار افزایش خواهد یافت.

• ماهیت خرید

با خرید یک کالا در شرکتهای بازرگانی و یا خرید هر کالایی در دیگر انواع شرکت در یک دوره مالی چه به صورت نقد انجام شود و چه به صورت نسیه در حساب خرید ثبت می‌شود. به عبارتی می‌توان گفت با خرید کالا یک سند بدهکار ثبت می‌شود. حساب خرید ماهیت بدهکار دارد و با هر ثبت بدهکار افزایش و با ثبت بستانکار کاهش می‌یابد.

• ماهیت حسابهای دریافتی

مطالبات واحد تجاری شرکت اعم از فروش کالا، پرداخت مساعده، پرداخت وام و … حسابهای دریافتی را نشان می‌دهند. حسابهای دریافتی جزء دارایی‌ها به حساب می‌آید و از آنجایی که دارایی‌های شرکت ماهیت بدهکار دارند، حساب دریافتی نیز ماهیت بدهکار به خود می‌گیرد.

• حسابهایی با ماهیت دو گانه

این نوع حساب را می‌توان در سمت راست و یا چپ معادله حسابداری قرار داد و مانده را در پایان سال می‌تواند بدهکار و یا بستانکار باشد.

• حسابهای فاقد ماهیت

این نوع حساب جنبه تعهدی دارد و تغییر در آنها به عنوان رویداد مالی به شمار نمی‌آید.

نحوه تشخیص ماهیت حسابها

برای شناخت ماهیت یک حساب در ابتدا باید به این نتیجه رسید که این حساب گیرنده ارزش است و یا ارزش دهنده است. اگر حسابی به شرکت ارزشی اضافه نمود این حساب ماهیت بستانکار خواهد داشت. اما اگر حسابی از ارزش شرکت چیزی کاست آن حساب ماهیت بدهکار دارد.
همانطور که می‌دانید حسابهایی که مانده آنها بدهکار شود ماهیت بدهکار دارند. افزایش در مقدار این حسابها در سمت بدهکار و کاهش آن در بستانکار قرار داده می‌شود. اما اگر مانده حساب بستانکار شود باید افزایش آن در سمت بستانکار و کاهش آن در سمت بدهکار ثبت شده و ماهیت بستانکار دارند.

انواع حساب در حسابداری

تا اینجا به ماهیت حسابها در حسابداری اشاره داشتیم اما بد نیست بدانید که انواع حساب در حسابداری به چه شکل تقسیم‌بندی می‌شوند.

• حسابهای موقت

حسابهایی که به شکل سود و زیان مشخص می‌شوند حسابهای موقت هستند. چرا که در انتها مانده این حسابها یا به صورت سود و یا به صورت زیان بسته خواهند شد. این حسابها شامل درآمد فروش، خرید، هزینه‌های مستقیم خرید، برگشت از فروش، برگشت از خرید، تخفیفات نقدی خرید و فروش، کلیه هزینه‌ها و … می‌شود.

• حسابهای دائمی

حسابهایی که به یک دوره مالی مربوط نمی‌شود و در انتهای هر دوره مالی به دوره مالی بعد منتقل می‌شود را حسابهای دائمی یا ترازنامه می‌نامیم. حسابهای موجودی نقد و بانک، حسابهای دریافتنی/پرداختنی، موجودی مواد و کالا، پیش دریافتها، پیش پرداختها و … همگی شامل حسابهای دائمی هستند.

• حسابهای مخلوط

مشخصا این حسابها ترکیبی از حسابهای دائمی و حسابهای موقت هستند. در پایان سال مالی آن قسمت از حسابهای موقت با استفاده از تعدیلات باید به عنوان درآمد و یا هزینه شناسایی شده و بسته شوند. بقیه حسابهای دائمی نیز به ترازنامه انتهای دوره منتقل می‌شوند.

کسب‌ و کارهای کوچک و نکات حسابداری آن

کسب‌ و کارهای کوچک می‌توانند چشم‌وچراغ هر اقتصادی باشند. این کسب‌وکارها نیروی محرکه‌ای هستند که با کارآفرینی، نوآوری و ایجاد پویایی در اقتصاد و صنعت، جوامع را شکوفاتر می‌کنند. اما یکی از مهم‌ترین بخش‌های ادارهٔ چنین کسب‌وکارهایی، بخش حسابداری آنهاست. در این مقاله از ۱۱ نکته حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک خواهید خواند.

۱. امور بانکی شخصی و کاری‌تان را از هم جدا کنید:

اگر می‌خواهید کسب‌ و کار کوچکی برای خود راه بیندازید، باید حساب بانکی مجزایی برای آن باز کنید. نباید اجازه بدهید که امور مالی شخصی‌تان با حسابداری شغلی و حرفه‌ای‌تان ترکیب شود. اگر تراکنش‌های مالی امور شخصی‌تان با کار درهم شود، بخش بزرگی از زمان را برای سردرآوردن از امور از دست می‌دهید. شما که چنین چیزی نمی‌خواهید، می‌خواهید؟

این ماجرا زمانی بدتر هم می‌شود که بخواهید رسیدگی به امور مالی درهم‌آمیختهٔ شخصی و کاری‌تان را به عهده شخصی دیگر بگذارید. در این صورت، حسابدار بینوا باید مشغول بررسی تراکنش‌های شخصی و کاری‌تان شود و این موارد را از هم جدا کند. سروسامان‌دادن به امور مالی، واردکردن داده‌ها به سیستم رایانه و کشیدن نمودارهای مرتبط با هریک اصلا کار ساده‌ای نیست.

اگر می‌خواهید از درآمد کسب‌وکارتان برای امور شخصی استفاده کنید، باید مبلغ موردنظرتان را به‌طور هفتگی یا ماهانه از حساب کاری به شخصی انتقال بدهید. با این کار، دیگر حسابدار سردرگم نمی‌شود و لازم نیست در طول ماه، زمان زیادی را صرف جداسازی برداشت‌های شخصی‌تان از حساب کاری کند.

۲. در کسب‌ و کارهای کوچک هزینه شخصی و کاری را از هم جدا کنید:

بعضی از خرده‌فروشان و کسانی که برای خودشان کار می‌کنند یا صاحب‌خانه‌ها، از حساب کاری‌شان پول برداشت می‌کنند؛ مثلا شاید ماهانه از حساب کاری‌شان به خود حقوقی می‌دهند و مبلغی را برداشت می‌کنند. بهتر است این افراد به‌جای خرج‌کردن از حساب کاری‌شان، با برنامه‌ای مشخص (مثلا به‌طور هفتگی)، مبلغی پول را از حساب کاری‌شان به حساب شخصی خود منتقل کنند و بعد از انتقال مبلغ از حساب کاری به شخصی، خریدهای غیرکاری و روزانه‌ یا ماهانه‌شان را انجام بدهند.

۳. نرم‌افزارهای حسابداری مناسب انتخاب کنید:

انتخاب نرم‌افزارهای حسابداری مناسب، وابسته به نیازهایتان در کسب‌وکار است. برنامه‌هایی متنوع برای کسب‌وکارهای مختلف وجود دارد؛ مثلا نرم‌افزارهای مختلف می‌توانند خدمات متنوعی از جمله موارد زیر را ارائه کنند:

•  دفتر صندوق؛
• ارائه دفتر کل، دفتر صندوق و فهرست موجودی‌ها؛
•  دفتر کل، دفتر صندوق و فهرست موجودی‌ها و تراکنش‌های ارزی؛
• ارائه و رسیدگی به دفتر کل، دفتر صندوق، فهرست موجودی‌ها، تراکنش‌های ارزی و اطلاعات مرتبط با پایانه فروش .

سطح خدمات حسابداری که هر کسب‌وکار نیاز دارد باتوجه‌به نوع فعالیتش متفاوت است؛ اما تقریبا همه کسب‌وکارها، همچنین کسب‌ و کارهای کوچک نیاز به داشتن دفاتر صندوق برای رسیدگی به حساب‌های خود دارند. در این دفتر اطلاعات مربوط به خریدها و پرداخت‌ها ثبت می‌شود و می‌توانید آن را در نرم‌افزار اکسل (Excel) هم برای خود طراحی کنید.

۴. مستندات کسب‌وکارتان را سازمان‌دهی کنید:

مستندسازی تراکنش‌های کسب‌وکارتان را جدی بگیرید. این مستندات به شما کمک می‌کنند که:

• در صورت نیاز به رجوع به تراکنش‌های قبلی، راحت‌تر آنها را پیگیری کنید؛
• در صورت لزوم، به‌سادگی، روند حساب‌هایتان را برای مأمور مالیاتی (یا هرکس دیگری که نیاز باشد) ثابت کنید.

باتوجه‌به قوانین مالیاتی، مستنداتی مانند فاکتورها، رسیدها، سوابق پرداخت دستمزدها و… را به‌مدت چند سال (مثلا ۵ تا ۷ سال) نگهداری کنید. البته اینکه چه مدت‌ زمان باید مستندات مرتبط با حساب‌های کسب‌وکارتان را حفظ کنید، وابسته به قوانین مالیاتی است و با مراجعه به وب‌سایت‌های مربوط و مراجع اطلاع‌رسانی باید از مدت‌زمان لازم برای حفظ مستندات باخبر شوید.

یکی از بهترین روش‌ها برای مستندکردن اطلاعات حسابداری کسب‌ و کارهای کوچک، داشتن سیستم بایگانی قوی است. پس، از بی‌نظمی در بایگانی‌کردن مستندات به‌شدت پرهیز کنید تا دسترسی به اطلاعات ساده شود. سه اصل مهم در بایگانی مستندات حسابداری عبارت‌اند از:

• بایگانی درست و مناسب اسناد کاغذی؛
• داشتن سیستم الکترونیکی مناسب ثبت و بایگانی اسناد حسابداری در رایانه؛
• ثبت و ذخیره داده‌های حسابداری در فضای آنلاین (مثلا در گوگل‌درایو یا فضاهای دیگری که امکان ذخیره‌سازی اطلاعات در دنیای آنلاین را به شما می‌دهد)

۵. پرداخت‌های نقدی را پیگیری کنید:

هر مبلغی که به‌صورت پول نقد دریافت می‌کنید باید به تنخواه‌گردان یا حساب کاری‌تان منتقل شود. یادتان باشد که اگر مبالغ دریافتی را زود و سریع به حساب‌تان منتقل نکنید، امکان دارد که وسوسه شوید و آن را برای مصارف مختلف خرج کنید و در این صورت، بررسی حساب‌ها و پرداخت‌ها در آینده مشکل می‌شود. مثلا خطاهای زیر را در نظر بگیرید:

• اگر پرداختی یک مشتری را ثبت نکنید، امکان دارد که بعدا در حسابرسی دچار مشکل شوید و با او تماس بگیرید و این موضوع را مطرح کنید. در این مواقع، چیزی جز شرمندگی در مقابل مشتری برایتان باقی نمی‌ماند. علاوه بر این، ثبت‌نشدن پرداختی مشتریان می‌تواند از مصادیق فرار مالیاتی هم باشد.
• ثبت‌نکردن خریدهایی که برای کسب‌وکارتان انجام می‌دهید هم بسیار واجب و ضروی است و می‌تواند منجر به کاهش مالیات پرداختی‌تان شود.

با ثبت درست پرداخت‌ها و دریافت‌هاست که می‌توانید امور حسابداری مرتبط با کسب‌ و کارهای کوچکتان را سروسامان بدهید.

۶. گزارش‌های ماهانه حسابداری را بررسی کنید:

بسیاری از صاحبان کسب‌وکارها، همچنین کسب‌ و کارهای کوچک دقیقا از وضعیت حسابداری خود سر در نمی‌آورند. اگر شما هم در دسته کسانی هستید که از حسابداری مالیاتی یا عادی زیاد باخبر نیستند، باید سریع‌تر برای خود فکری کنید. چون این روند باعث می‌شود که فرصت‌ها را از دست بدهید، پول‌هایتان از دست برود و مقروض شوید.

اگر حساب‌هایتان را دقیق بررسی کنید و آنها را به‌روز نگه دارید و گزارش‌های مربوط به حسابداری را ماهانه تنظیم کنید، مشکل خاصی برایتان به وجود نخواهد آمد. باید یاد بگیرید که این گزارش‌ها درباره چیست و چطور تحلیل می‌شوند. به‌روزرسانی گزارش‌های مالی به‌طور ماهانه هم ضروری است و از گیجی و ایجاد خلل در روند بررسی حساب‌هایتان می‌کاهد.

۷. به فاکتورهای فروش‌تان نظم بدهید:

حواس‌تان به فاکتورها هم باشد. به‌محض اینکه کاری به پایان رسید یا حداقل در پایان هر ماه، فاکتورهای مشتریان را آماده کنید و برای آنها بفرستید. با این کار، روند درآمدزایی روی غلتک می‌افتد، حساب بانکی‌تان تراز و متعادل می‌شود و امکان تسویه با کسانی که با شما در ارائه خدمات همکاری می‌کنند هم مقدور خواهد بود.

رسیدگی به فاکتورها بسیار ضروری است، چون برای کسب‌ و کارهای کوچکتان تولید پول می‌کند؛ در نتیجه، لازم است که نظم را در سازمان‌دهی فاکتورها در نظر داشته باشید. البته اگر حساب‌هایتان با مشتریان و افراد دیگری که در مسیر ارائه محصولات و خدمات با شما همکاری می‌کنند به‌صورت نقدی باشد، دیگر نیازی به رسیدگی به فاکتورها وجود نخواهد داشت.

۸. حسابداری کسب‌وکارتان را برون‌سپاری کنید:

اگر زمان کافی برای رسیدگی به امور حسابداری را ندارید یا این کار برایتان سخت است، باید به‌سراغ برون‌سپاری حسابداری بروید. این اصطلاح یعنی چه؟ یعنی حسابداری را به کسانی بسپارید که با آن آشنایی دارند و خودتان را خلاص کنید. البته در برون‌سپاری، افراد و نیروهایی که حسابداری را برایتان انجام می‌دهند، از سوی شما استخدام نمی‌شوند بلکه به‌طور ماهانه و به‌شکل ساعتی برایتان کار می‌کنند و دستمزد همان ساعت کاری را هم دریافت می‌کنند.

۹. از روند کار حسابدار مطلع باشید:

اگر کارتان را به حسابدار سپرده‌اید، باز هم لازم است خودتان از اوضاع باخبر باشید. برای موفقیت در کسب‌وکارتان باید در بخش مدیریت امور حسابداری آن هم حضوری فعال داشته باشید. پس عقب‌نشینی نکنید و همهٔ کارها را به عهده حسابدار نگذارید. باید حسابی حواس‌تان را جمع کنید.

اگر نظارت کافی روی امور حسابداری نداشته باشید، ممکن است که حسابدار کفایت لازم برای مدیریت امور مالی‌تان را نداشته باشد یا کلک‌هایی بزند و مشکلاتی برایتان ایجاد کند.

با توسعه کسب‌وکارتان باید سعی کنید که امور مالی و حسابداری را میان چند نفر تقسیم کنید تا فشارها روی دوش یک نفر نباشد؛ مثلا یک نفر مسئول رسیدگی به قبوض و ترازنامه‌ها شود و اطلاعات مربوط به آنها را وارد سیستم کند و دیگری مسئولیت بررسی مجدد اطلاعات را بر عهده بگیرد و با بانک در ارتباط باشد و خود صاحب کسب‌وکار هم به تمام امور نظارت داشته باشد و آنها را تأیید کند. تقسیم مسئولیت امور حسابداری می‌تواند به شکل‌های مختلفی باشد.

۱۰. دستمزد کارکنان را به‌موقع پرداخت کنید:

باید دستمزد کارکنان‌تان را به‌موقع پرداخت کنید. لازم است حساب پرداخت دستمزدها را داشته باشید و بودجه‌ای برای پرداخت به‌موقع برای کارکنان در نظر بگیرید. اگر نتوانید امور مرتبط با پرداخت دستمزد و حقوق را به‌خوبی مدیریت کنید، کارکنان از شما دلسرد می‌شوند و اعتبار مجموعه‌تان هم مخدوش می‌شود.

نرم‌افزارها و افراد متخصص می‌توانند در مسیر مدیریت دستمزدها به کمک‌تان بیایند. این نکته حسابداری برای کسب‌ و کارهای کوچک بسیار مهم و حیاتی است و به شکل‌گیری اعتبارتان در دنیای کاری کمک شایانی می‌کند.

۱۱. تحمیل سیستم‌های تازه به کارکنان را متوقف کنید:

نرم‌افزارها و پلت‌فرم‌های متعددی برای کسب‌ و کارهای کوچک وجود دارند، اما یادتان باشد که نباید با تحمیل این سیستم‌های متنوع به کارکنان‌تان، آنها را خسته و درمانده کنید. اگر برنامه‌های نرم‌افزاری مختلفی را وارد کار کنید و از نیروهای کاری‌تان بخواهید که از آنها استفاده کنند، به دردسر خواهید افتاد؛ چون کارکنان بینوا مجبور می‌شوند وظایف و مسئولیت‌های زیادی را عهده‌دار شوند که آنها را خسته می‌کند و از کیفیت کارشان می‌کاهد. پرت‌شدن حواس کارکنان به جزئیات این سیستم‌ها، درآمدزایی و کار مفید را مخدوش خواهد کرد.

برخی از مدیران، با بی‌حوصلگی و سخت‌گیری از کارکنان خود می‌خواهند از این سیستم‌ها بهره ببرند؛ بدیهی است که نتیجه، چیزی جز افت شدید بهره‌وری و کاهش درآمد مجموعه کاری نخواهد بود.

اگر می‌خواهید از برنامه‌ها و نرم‌افزارهای تازه در کسب‌وکارتان استفاده کنید، باید ابتدا موردی مناسب را انتخاب و آن را به کارکنان‌تان معرفی کنید تا با سیستم تازه آشنا شوند و به آن عادت کنند. بعد می‌توانید برنامه‌های تازه‌تری را هم به کسب‌وکارتان اضافه کنید. آموزش کارکنان و درنظرگرفتن بودجه‌ای برای این کار هم ضروری است.

انواع حسابداری

وقتی که از انواع حسابداری صحبت می‌کنیم، منظور شاخه‌های مختلف علم حسابداری است که عبارتند از: حسابداری مالی، حسابداری دولتی، حسابداری مدیریت، حسابداری صنعتی، حسابداری مالیاتی و حسابداری فروشگاهی. در ادامه هریک از این شاخه‌ها را شرح می‌دهیم:

حسابداری مالی

حسابداری مالی یکی از انواع حسابداری است که بر تهیه و گزارش صورتهای مالی برای ذینفعان خارجی مانند سرمایه گذاران، اعتباردهندگان و تنظیم کننده‌ها تمرکز دارد. هدف اصلی آن ارائه اطلاعات مالی دقیق و مرتبط در مورد عملکرد و موقعیت مالی یک واحد تجاری است. حسابداری مالی شامل استفاده از اصول پذیرفته شده حسابداری برای ثبت و گزارش تراکنشهای مالی است. این اصول چارچوبی را برای تهیه صورت‌های مالی فراهم می‌کند که معمولاً شامل ترازنامه، صورت سود و زیان و صورت جریان نقدی است.

ترازنامه تصویری از وضعیت مالی یک شرکت در یک مقطع زمانی خاص ارائه می‌کند و دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام را نشان می‌دهد. صورت سود و زیان درآمدها و هزینه‌های یک شرکت را در یک دوره مشخص گزارش می‌کند و نشان دهنده سودآوری آن است. صورت جریان نقدی ورودی و خروجی وجه نقد شرکت را در یک دوره مشخص نشان می‌دهد و اطلاعاتی در مورد نقدینگی آن ارائه می‌دهد. همچنین شامل استفاده از استانداردها و مقررات حسابداری، مانند استانداردهای بین المللی گزارشگری مالی و اصول پذیرفته شده حسابداری است. تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات مالی به طور مداوم و دقیق در شرکتها و حوزه‌های قضایی مختلف گزارش می‌شود. و همچنین نقش مهمی در ارائه شفافیت و پاسخگویی در گزارشگری مالی ایفا می‌کند. که برای سرمایه گذاران و اعتباردهندگان برای تصمیم‌ گیری آگاهانه در مورد سرمایه گذاری یا وام دادن به یک شرکت ضروری است.

حسابداری دولتی

حسابداری دولتی شاخه‌ای تخصصی از حسابداری است که بر مدیریت مالی و گزارش‌دهی نهادهای دولتی مانند دولت‌های محلی و همچنین سازمان‌های غیرانتفاعی مانند مدارس، بیمارستان‌ها و موسسات خیریه تمرکز دارد. این نوع حسابداری از چندین جهت با حسابداری مالی متفاوت است. یکی از تفاوتهای اصلی این است که حسابداری دولتی اغلب تابع اصول و استانداردهای حسابداری است. که به طور خاص برای واحدهای دولتی طراحی شده است. تفاوت اصلی دیگر این است که این حسابداری به جای سودآوری بر پاسخگویی و رعایت قوانین و مقررات تمرکز دارد.

صورت‌های مالی تهیه شده توسط این نوع حسابداری معمولاً شامل موارد زیر است:

• صورت وضعیت خالص: این صورت دارایی‌ها، بدهی‌ها و وضعیت خالص واحد تجاری در یک مقطع زمانی خاص را گزارش می‌کند و تصویری از وضعیت مالی آن ارائه می دهد.
• صورت فعالیت: این بیانیه درآمدها، هزینه‌ها، سود و زیان واحد تجاری را در یک دوره مشخص گزارش می‌کند و عملکرد مالی آن را نشان می‌دهد.
• صورت جریان وجوه نقد: این صورت جریان ورودی و خروجی وجه نقد واحد تجاری را در یک دوره مشخص گزارش می‌کند. و اطلاعاتی در مورد نقدینگی و مدیریت نقدینگی آن ارائه می‌کند.
• برنامه مقایسه بودجه: این بیانیه نتایج مالی واقعی واحد تجاری را با مبالغ بودجه بندی شده آن مقایسه می‌کند. و اطلاعاتی را در مورد انطباق بودجه آن ارائه می‌دهد.

همچنین این نوع حسابداری شامل حسابداری تخصصی صندوق است. که فعالیتهای مالی صندوق‌های جداگانه نگهداری شده توسط نهادهای دولتی مانند صندوق‌های عمومی، صندوق‌های درآمد ویژه، صندوق‌های پروژه‌های سرمایه‌ای و صندوق‌های خدمات بدهی را دنبال می‌کند. هر صندوق دارای سوابق حسابداری و صورتهای مالی خاص خود است که در صورتهای مالی کلی واحد تجاری ادغام می شود.

به طور کلی، حسابداری دولتی نقش مهمی در ارتقای شفافیت، پاسخگویی و انطباق در مدیریت مالی و گزارش‌دهی نهادهای دولتی و سازمان‌های غیرانتفاعی ایفا می‌کند.

حسابداری مدیریت

حسابداری مدیریت شاخه‌ای از انواع حسابداری است که بر ارائه اطلاعات مالی و تجزیه و تحلیل برای اهداف تصمیم گیری و برنامه ریزی داخلی در یک سازمان تمرکز دارد. به مدیران اجرایی کمک می‌کند تا در مورد تخصیص منابع، کنترل هزینه‌ها و بهبود عملکرد تصمیمات آگاهانه بگیرند.

برخی از حوزه‌های کلیدی حسابداری مدیریت عبارتند از:

• حسابداری بهای تمام شده: این شامل ردیابی و تجزیه و تحلیل هزینه‌های مرتبط با تولید کالا یا خدمات، از جمله هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم، برای تعیین سودآوری محصولات یا خدمات مختلف است.
• بودجه بندی و پیش بینی: این شامل توسعه بودجه و پیش بینی برای دوره‌های آینده، بر اساس داده‌ها و مفروضات تاریخی، برای کمک به مدیران برای برنامه ریزی و تخصیص موثر منابع است.
• اندازه گیری عملکرد: این شامل توسعه معیارها و شاخص‌های کلیدی عملکرد برای ارزیابی عملکرد سازمان و شناسایی زمینه‌های بهبود است.
• بودجه ریزی سرمایه: این شامل ارزیابی قابلیت مالی سرمایه گذاری‌های بلندمدت، مانند مخارج سرمایه‌ای، برای تعیین بازده سرمایه گذاری بالقوه آنها است.

به طور کلی، حسابداری مدیریت نقش مهمی در ارائه اطلاعات مالی مرتبط و قابل اعتماد برای اهداف تصمیم گیری و برنامه ریزی داخلی، کمک به سازمان‌ها برای دستیابی به اهداف استراتژیک خود و بهبود عملکرد کلی ایفا می‌کند.

حسابداری صنعتی

حسابداری صنعتی شاخه‌ای تخصصی از حسابداری است که بر ارائه اطلاعات مالی و تجزیه و تحلیل برای شرکتهای تولیدی و صنعتی تمرکز دارد. این شامل ردیابی و تجزیه و تحلیل هزینه‌های مرتبط با تولید کالا یا خدمات، مدیریت موجودی، و کنترل هزینه‌های سربار است. همچنین مشابه حسابداری بهای تمام شده است که زیرمجموعه‌ای از حسابداری مدیریت است. که بر هزینه‌های مربوط به تولید کالا یا خدمات تمرکز دارد. با این حال، حسابداری صنعتی به طور خاص برای نیازهای شرکتهای تولیدی و صنعتی که ساختار هزینه و الزامات مدیریت موجودی منحصر به فردی دارند، طراحی شده است.

برخی از حوزه‌های کلیدی حسابداری صنعتی عبارتند از:

• هزینه‌ یابی شغل: این شامل ردیابی هزینه‌های مرتبط با تولید محصولات یا خدمات خاص، از جمله هزینه‌‎‌های مستقیم و غیرمستقیم، برای تعیین سودآوری و قیمت گذاری آنها است.
• هزینه یابی فرآیند: این شامل ردیابی هزینه‌های مرتبط با یک فرآیند تولید خاص، مانند تولید خط مونتاژ، برای تعیین هزینه هر واحد تولید شده است.
• مدیریت موجودی: این شامل ردیابی و مدیریت سطوح موجودی، از جمله مواد خام، کار در حال انجام، و کالاهای تمام شده، برای به حداقل رساندن هزینه‌های ذخیره سازی و اطمینان از تحویل به موقع محصولات است.
• تخصیص سربار: این شامل تخصیص هزینه‌های سربار، مانند اجاره، آب و برق و استهلاک، به محصولات یا خدمات خاص بر اساس استفاده آنها از منابع سربار است.

به طور کلی، حسابداری صنعتی نقش مهمی در ارائه اطلاعات مالی مرتبط و قابل اعتماد برای شرکتهای تولیدی و صنعتی ایفا می‌کند و به آنها کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌ای در مورد قیمت گذاری، مدیریت موجودی و کارایی تولید بگیرند.

حسابداری مالیاتی

حسابداری مالیاتی یکی‌ دیگر از انواع حسابداری است که بر تهیه و تنظیم اظهارنامه مالیاتی برای افراد، مشاغل و سایر نهادها تمرکز دارد. این شامل درک قوانین و مقررات مالیاتی، شناسایی بدهی‌ها و کسورات مالیاتی و اطمینان از انطباق با مقررات مالیاتی است. همچنین شامل زیرشاخه‌های مختلفی مانند حسابداری مالیاتی افراد، حسابداری مالیات شرکتها و حسابداری مالیاتی بین المللی است. که هر کدام مجموعه‌ای از قوانین و مقررات خاص خود را دارند.

برخی از حوزه‌های کلیدی حسابداری مالیاتی عبارتند از:

• برنامه ریزی مالیاتی: این شامل ایجاد یک استراتژی مالیاتی برای به حداقل رساندن بدهی‌های مالیاتی و به حداکثر رساندن کسر مالیات، مانند زمان بندی درآمد و هزینه‌ها و استفاده از اعتبارات و کسورات مالیاتی است.
• تطابق مالیاتی: این امر شامل حصول اطمینان از رعایت مقررات مالیاتی مانند تسلیم اظهارنامه مالیاتی و پرداخت به موقع مالیات و پاسخگویی به استعلامات و ممیزی‌های مقامات مالیاتی است.
• تأمین مالیات: این شامل برآورد و گزارش بدهی‌های مالیاتی جاری و آتی یک واحد تجاری در صورت‌های مالی آن مطابق با استانداردهای حسابداری مالیاتی است.
• تحقیقات مالیاتی: این شامل تحقیق و تفسیر قوانین و مقررات مالیاتی برای اطمینان از انطباق و شناسایی فرصت‌ها برای برنامه ریزی مالیاتی است.

حسابداران مالیاتی همچنین با سایر متخصصان، مانند وکلا و مشاوران مالی، برای ارائه خدمات جامع برنامه ریزی مالیاتی و تطبیق، همکاری نزدیک دارند. به طور کلی، حسابداری مالیاتی نقش مهمی در حصول اطمینان از انطباق با مقررات مالیاتی و به حداقل رساندن بدهی‌های مالیاتی برای افراد و مشاغل ایفا می‌کند. این نیاز به درک عمیق قوانین و مقررات مالیاتی و همچنین مهارت‌های تحلیلی و ارتباطی عالی دارد.

حسابداری فروشگاهی

حسابداری فروشگاهی یکی از انواع حسابداری است که بر مدیریت مالی خرده فروشی‌ها تمرکز دارد. این شامل ردیابی و تجزیه و تحلیل تراکنش‌های مالی و عملکرد یک فروشگاه خرده فروشی، از جمله فروش، مدیریت موجودی، و هزینه‌ها است. حسابداری فروشگاه برای کسب و کارهای خرده فروشی ضروری است تا اطمینان حاصل شود که آنها در عملیات خود سودآور و کارآمد هستند. برخی از زمینه‌های کلیدی حسابداری فروشگاه عبارتند از:

• ردیابی فروش: این شامل ردیابی فروش کالاها یا خدمات، از جمله حجم فروش، درآمد و میانگین ارزش معاملات، برای اندازه گیری عملکرد مالی فروشگاه است.
• مدیریت موجودی: این شامل ردیابی و مدیریت سطوح موجودی فروشگاه، از جمله گردش مالی برای بهینه سازی و به حداقل رساندن هزینه‌های موجودی است.
• ردیابی هزینه‌ها: این شامل ردیابی هزینه‌های عملیاتی فروشگاه، مانند اجاره، آب و برق و هزینه‌های کارکنان، برای صرفه جویی در هزینه است.
• مدیریت نقدینگی: این شامل مدیریت نقدینگی فروشگاه، از جمله دریافت‌ها و پرداخت‌های نقدی، برای اطمینان از وجود پول نقد کافی است.

حسابداری فروشگاه همچنین شامل استفاده از ابزارها و تکنیک‌های مختلف، مانند نرم افزار مدیریت موجودی، و ابزارهای گزارشگری مالی، برای ارائه بینشی در مورد عملکرد مالی فروشگاه است. به طور کلی، حسابداری فروشگاه نقش مهمی در تضمین سلامت مالی و سودآوری فروشگاه‌های خرده‌فروشی، ارائه اطلاعات مالی مرتبط و قابل اعتماد برای تصمیم‌گیری و اهداف برنامه‌ریزی داخلی دارد.