کسب و کارهای کوچک و نکات حسابداری
کسب و کارهای کوچک و نکات حسابداری آن
کسب و کارهای کوچک می‌توانند چشم‌وچراغ هر اقتصادی باشند. این کسب‌وکارها نیروی محرکه‌ای هستند که با کارآفرینی، نوآوری و ایجاد پویایی در اقتصاد و صنعت، جوامع را شکوفاتر می‌کنند. اما یکی از مهم‌ترین بخش‌های ادارهٔ چنین کسب‌وکارهایی، بخش حسابداری آنهاست. در این مقاله از ۱۱ نکته حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک خواهید خواند.
۱. امور بانکی شخصی و کاری‌تان را از هم جدا کنید:
اگر می‌خواهید کسب و کار کوچکی برای خود راه بیندازید، باید حساب بانکی مجزایی برای آن باز کنید. نباید اجازه بدهید که امور مالی شخصی‌تان با حسابداری شغلی و حرفه‌ای‌تان ترکیب شود. اگر تراکنش‌های مالی امور شخصی‌تان با کار درهم شود، بخش بزرگی از زمان را برای سردرآوردن از امور از دست می‌دهید. شما که چنین چیزی نمی‌خواهید، می‌خواهید؟
این ماجرا زمانی بدتر هم می‌شود که بخواهید رسیدگی به امور مالی درهم‌آمیختهٔ شخصی و کاری‌تان را به عهده شخصی دیگر بگذارید. در این صورت، حسابدار بینوا باید مشغول بررسی تراکنش‌های شخصی و کاری‌تان شود و این موارد را از هم جدا کند. سروسامان‌دادن به امور مالی، واردکردن داده‌ها به سیستم رایانه و کشیدن نمودارهای مرتبط با هریک اصلا کار ساده‌ای نیست.
اگر می‌خواهید از درآمد کسب‌وکارتان برای امور شخصی استفاده کنید، باید مبلغ موردنظرتان را به‌طور هفتگی یا ماهانه از حساب کاری به شخصی انتقال بدهید. با این کار، دیگر حسابدار سردرگم نمی‌شود و لازم نیست در طول ماه، زمان زیادی را صرف جداسازی برداشت‌های شخصی‌تان از حساب کاری کند.
۲. در کسب و کارهای کوچک هزینه شخصی و کاری را از هم جدا کنید:
بعضی از خرده‌فروشان و کسانی که برای خودشان کار می‌کنند یا صاحب‌خانه‌ها، از حساب کاری‌شان پول برداشت می‌کنند؛ مثلا شاید ماهانه از حساب کاری‌شان به خود حقوقی می‌دهند و مبلغی را برداشت می‌کنند. بهتر است این افراد به‌جای خرج‌کردن از حساب کاری‌شان، با برنامه‌ای مشخص (مثلا به‌طور هفتگی)، مبلغی پول را از حساب کاری‌شان به حساب شخصی خود منتقل کنند و بعد از انتقال مبلغ از حساب کاری به شخصی، خریدهای غیرکاری و روزانه یا ماهانه‌شان را انجام بدهند.
۳. نرم‌افزارهای حسابداری مناسب انتخاب کنید:
انتخاب نرم‌افزارهای حسابداری مناسب، وابسته به نیازهایتان در کسب‌وکار است. برنامه‌هایی متنوع برای کسب‌وکارهای مختلف وجود دارد؛ مثلا نرم‌افزارهای مختلف می‌توانند خدمات متنوعی از جمله موارد زیر را ارائه کنند:
- دفتر صندوق؛
- ارائه دفتر کل، دفتر صندوق و فهرست موجودی‌ها؛
- دفتر کل، دفتر صندوق و فهرست موجودی‌ها و تراکنش‌های ارزی؛
- ارائه و رسیدگی به دفتر کل، دفتر صندوق، فهرست موجودی‌ها، تراکنش‌های ارزی و اطلاعات مرتبط با پایانه فروش .
سطح خدمات حسابداری که هر کسب‌وکار نیاز دارد باتوجه‌به نوع فعالیتش متفاوت است؛ اما تقریبا همه کسب‌وکارها، همچنین کسب و کارهای کوچک نیاز به داشتن دفاتر صندوق برای رسیدگی به حساب‌های خود دارند. در این دفتر اطلاعات مربوط به خریدها و پرداخت‌ها ثبت می‌شود و می‌توانید آن را در نرم‌افزار اکسل (Excel) هم برای خود طراحی کنید.
۴. مستندات کسب‌وکارتان را سازمان‌دهی کنید:
مستندسازی تراکنش‌های کسب‌وکارتان را جدی بگیرید. این مستندات به شما کمک می‌کنند که:
- در صورت نیاز به رجوع به تراکنش‌های قبلی، راحت‌تر آنها را پیگیری کنید؛
- در صورت لزوم، به‌سادگی، روند حساب‌هایتان را برای مأمور مالیاتی (یا هرکس دیگری که نیاز باشد) ثابت کنید.
باتوجه‌به قوانین مالیاتی، مستنداتی مانند فاکتورها، رسیدها، سوابق پرداخت دستمزدها و… را به‌مدت چند سال (مثلا ۵ تا ۷ سال) نگهداری کنید. البته اینکه چه مدت زمان باید مستندات مرتبط با حساب‌های کسب‌وکارتان را حفظ کنید، وابسته به قوانین مالیاتی است و با مراجعه به وب‌سایت‌های مربوط و مراجع اطلاع‌رسانی باید از مدت‌زمان لازم برای حفظ مستندات باخبر شوید.
یکی از بهترین روش‌ها برای مستندکردن اطلاعات حسابداری کسب و کارهای کوچک، داشتن سیستم بایگانی قوی است. پس، از بی‌نظمی در بایگانی‌کردن مستندات به‌شدت پرهیز کنید تا دسترسی به اطلاعات ساده شود. سه اصل مهم در بایگانی مستندات حسابداری عبارت‌اند از:
- بایگانی درست و مناسب اسناد کاغذی؛
- داشتن سیستم الکترونیکی مناسب ثبت و بایگانی اسناد حسابداری در رایانه؛
- ثبت و ذخیره داده‌های حسابداری در فضای آنلاین (مثلا در گوگل‌درایو یا فضاهای دیگری که امکان ذخیره‌سازی اطلاعات در دنیای آنلاین را به شما می‌دهد)
۵. پرداخت‌های نقدی را پیگیری کنید:
هر مبلغی که به‌صورت پول نقد دریافت می‌کنید باید به تنخواه‌گردان یا حساب کاری‌تان منتقل شود. یادتان باشد که اگر مبالغ دریافتی را زود و سریع به حساب‌تان منتقل نکنید، امکان دارد که وسوسه شوید و آن را برای مصارف مختلف خرج کنید و در این صورت، بررسی حساب‌ها و پرداخت‌ها در آینده مشکل می‌شود. مثلا خطاهای زیر را در نظر بگیرید:
- اگر پرداختی یک مشتری را ثبت نکنید، امکان دارد که بعدا در حسابرسی دچار مشکل شوید و با او تماس بگیرید و این موضوع را مطرح کنید. در این مواقع، چیزی جز شرمندگی در مقابل مشتری برایتان باقی نمی‌ماند. علاوه بر این، ثبت‌نشدن پرداختی مشتریان می‌تواند از مصادیق فرار مالیاتی هم باشد.
- ثبت‌نکردن خریدهایی که برای کسب‌وکارتان انجام می‌دهید هم بسیار واجب و ضروی است و می‌تواند منجر به کاهش مالیات پرداختی‌تان شود.
با ثبت درست پرداخت‌ها و دریافت‌هاست که می‌توانید امور حسابداری مرتبط با کسب و کارهای کوچکتان را سروسامان بدهید.
۶. گزارش‌های ماهانه حسابداری را بررسی کنید:
بسیاری از صاحبان کسب‌وکارها، همچنین کسب و کارهای کوچک دقیقا از وضعیت حسابداری خود سر در نمی‌آورند. اگر شما هم در دسته کسانی هستید که از حسابداری مالیاتی یا عادی زیاد باخبر نیستند، باید سریع‌تر برای خود فکری کنید. چون این روند باعث می‌شود که فرصت‌ها را از دست بدهید، پول‌هایتان از دست برود و مقروض شوید.
اگر حساب‌هایتان را دقیق بررسی کنید و آنها را به‌روز نگه دارید و گزارش‌های مربوط به حسابداری را ماهانه تنظیم کنید، مشکل خاصی برایتان به وجود نخواهد آمد. باید یاد بگیرید که این گزارش‌ها درباره چیست و چطور تحلیل می‌شوند. به‌روزرسانی گزارش‌های مالی به‌طور ماهانه هم ضروری است و از گیجی و ایجاد خلل در روند بررسی حساب‌هایتان می‌کاهد.
۷. به فاکتورهای فروش‌تان نظم بدهید:
حواس‌تان به فاکتورها هم باشد. به‌محض اینکه کاری به پایان رسید یا حداقل در پایان هر ماه، فاکتورهای مشتریان را آماده کنید و برای آنها بفرستید. با این کار، روند درآمدزایی روی غلتک می‌افتد، حساب بانکی‌تان تراز و متعادل می‌شود و امکان تسویه با کسانی که با شما در ارائه خدمات همکاری می‌کنند هم مقدور خواهد بود.
رسیدگی به فاکتورها بسیار ضروری است، چون برای کسب و کارهای کوچکتان تولید پول می‌کند؛ در نتیجه، لازم است که نظم را در سازمان‌دهی فاکتورها در نظر داشته باشید. البته اگر حساب‌هایتان با مشتریان و افراد دیگری که در مسیر ارائه محصولات و خدمات با شما همکاری می‌کنند به‌صورت نقدی باشد، دیگر نیازی به رسیدگی به فاکتورها وجود نخواهد داشت.
۸. حسابداری کسب‌وکارتان را برون‌سپاری کنید:
اگر زمان کافی برای رسیدگی به امور حسابداری را ندارید یا این کار برایتان سخت است، باید به‌سراغ برون‌سپاری حسابداری بروید. این اصطلاح یعنی چه؟ یعنی حسابداری را به کسانی بسپارید که با آن آشنایی دارند و خودتان را خلاص کنید. البته در برون‌سپاری، افراد و نیروهایی که حسابداری را برایتان انجام می‌دهند، از سوی شما استخدام نمی‌شوند بلکه به‌طور ماهانه و به‌شکل ساعتی برایتان کار می‌کنند و دستمزد همان ساعت کاری را هم دریافت می‌کنند.
۹. از روند کار حسابدار مطلع باشید:
اگر کارتان را به حسابدار سپرده‌اید، باز هم لازم است خودتان از اوضاع باخبر باشید. برای موفقیت در کسب‌وکارتان باید در بخش مدیریت امور حسابداری آن هم حضوری فعال داشته باشید. پس عقب‌نشینی نکنید و همهٔ کارها را به عهده حسابدار نگذارید. باید حسابی حواس‌تان را جمع کنید.
اگر نظارت کافی روی امور حسابداری نداشته باشید، ممکن است که حسابدار کفایت لازم برای مدیریت امور مالی‌تان را نداشته باشد یا کلک‌هایی بزند و مشکلاتی برایتان ایجاد کند.
با توسعه کسب‌وکارتان باید سعی کنید که امور مالی و حسابداری را میان چند نفر تقسیم کنید تا فشارها روی دوش یک نفر نباشد؛ مثلا یک نفر مسئول رسیدگی به قبوض و ترازنامه‌ها شود و اطلاعات مربوط به آنها را وارد سیستم کند و دیگری مسئولیت بررسی مجدد اطلاعات را بر عهده بگیرد و با بانک در ارتباط باشد و خود صاحب کسب‌وکار هم به تمام امور نظارت داشته باشد و آنها را تأیید کند. تقسیم مسئولیت امور حسابداری می‌تواند به شکل‌های مختلفی باشد.
۱۰. دستمزد کارکنان را به‌موقع پرداخت کنید:
باید دستمزد کارکنان‌تان را به‌موقع پرداخت کنید. لازم است حساب پرداخت دستمزدها را داشته باشید و بودجه‌ای برای پرداخت به‌موقع برای کارکنان در نظر بگیرید. اگر نتوانید امور مرتبط با پرداخت دستمزد و حقوق را به‌خوبی مدیریت کنید، کارکنان از شما دلسرد می‌شوند و اعتبار مجموعه‌تان هم مخدوش می‌شود.
نرم‌افزارها و افراد متخصص می‌توانند در مسیر مدیریت دستمزدها به کمک‌تان بیایند. این نکته حسابداری برای کسب و کارهای کوچک بسیار مهم و حیاتی است و به شکل‌گیری اعتبارتان در دنیای کاری کمک شایانی می‌کند.
۱۱. تحمیل سیستم‌های تازه به کارکنان را متوقف کنید:
نرم‌افزارها و پلت‌فرم‌های متعددی برای کسب و کارهای کوچک وجود دارند، اما یادتان باشد که نباید با تحمیل این سیستم‌های متنوع به کارکنان‌تان، آنها را خسته و درمانده کنید. اگر برنامه‌های نرم‌افزاری مختلفی را وارد کار کنید و از نیروهای کاری‌تان بخواهید که از آنها استفاده کنند، به دردسر خواهید افتاد؛ چون کارکنان بینوا مجبور می‌شوند وظایف و مسئولیت‌های زیادی را عهده‌دار شوند که آنها را خسته می‌کند و از کیفیت کارشان می‌کاهد. پرت‌شدن حواس کارکنان به جزئیات این سیستم‌ها، درآمدزایی و کار مفید را مخدوش خواهد کرد.
برخی از مدیران، با بی‌حوصلگی و سخت‌گیری از کارکنان خود می‌خواهند از این سیستم‌ها بهره ببرند؛ بدیهی است که نتیجه، چیزی جز افت شدید بهره‌وری و کاهش درآمد مجموعه کاری نخواهد بود.
اگر می‌خواهید از برنامه‌ها و نرم‌افزارهای تازه در کسب‌وکارتان استفاده کنید، باید ابتدا موردی مناسب را انتخاب و آن را به کارکنان‌تان معرفی کنید تا با سیستم تازه آشنا شوند و به آن عادت کنند. بعد می‌توانید برنامه‌های تازه‌تری را هم به کسب‌وکارتان اضافه کنید. آموزش کارکنان و درنظرگرفتن بودجه‌ای برای این کار هم ضروری است.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید!